Persónuverndarstefna Kosmos
1. Almennt um meðhöndlun persónuupplýsinga
1.1. Persónuverndarstefna Kosmos útskýrir hvernig Kosmos safnar, notar, miðlar og verndar persónuupplýsingar viðskiptavina sinna. Markmið stefnu þessarar er að tryggja að meðhöndlun Kosmos á persónuupplýsingum sé í samræmi við grundvallarsjónarmið og reglur um persónuvernd og friðhelgi einkalífs, sbr. m.a. ákvæði laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, laga nr. 70/2022 um fjarskipti og ákvæði Persónuverndarreglugerðar Evrópusambandsins, GDPR.
2. Persónuupplýsingar sem Kosmos þarf að vinna með
2.1. Kosmos þarf að vinna ýmiss konar upplýsingar til þess að geta veitt viðskiptavinum sínum þjónustu.
2.2. Það fer eftir því hvaða þjónustu viðskiptavinur Kosmos nýtir sér hvaða persónuupplýsingar eru geymdar í kerfum Kosmos.
2.3. Þær geta verið, en þurfa ekki að takmarkast við, eftirfarandi;
• Nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og netfang.
• Bankaupplýsingar, svo sem greiðslukortaupplýsingar.
• Upplýsingar er varða sýndan áhuga viðskiptavinar á þjónustu eða upplýsingar um áhugamál ef viðskiptavinur hefur upplýst um slíkt eða þegar Kosmos metur það út frá notkun viðskiptavinar.
• Samskipti viðskiptavinar við Kosmos, svo sem símtöl/tölvupóstar/beiðnir til þjónustuvers/þjónustufulltrúa Kosmos eða önnur samskipti við fyrirtækið eða tengda aðila.
• Upplýsingar um viðskipti viðskiptavinar við Kosmos, svo sem tegund þjónustu, vörukaup, reikningssögu, reikningsupphæðir, skuldastöðu, áfyllingarsögu og önnur atriði sem tengjast reikningi viðskiptavinar.
• Símanúmer þeirra sem viðskiptavinur á samskipti við, þ.e. símtöl/sms/mms.
• Netnotkun viðskiptavinar, þ.e. hvaða vefsíður viðskiptavinur fer inn á og hvernig viðskiptavinur notar heimasíður Kosmos.
• Dagsetningar, tímasetningar og lengd/magn símtala/sms/mms/netnotkunar viðskiptavinar, ásamt nálgun á staðsetningum þegar þessi fjarskipti eiga sér stað.
• Upplýsingar um notkun á Kosmos appinu og Kosmos snjallmenninu.
• Kerfisupplýsingar sem tengjast viðskiptavini, svo sem tæknilegar merkjasendingar, bilanir/kerfisatvik og tímasetningar þeirra.
3. Vinnsla persónuupplýsinga
3.1. Persónulegar upplýsingar um viðskiptavini Kosmos eru notaðar í tengslum við notkun á þeirri þjónustu sem Kosmos býður upp á.
3.2. Upplýsingar eru nýttar í tengslum við alla þjónustu til að;
• veita eða afhenda þá þjónustu og/eða vöru sem viðskiptavinur hefur keypt af Kosmos og veita viðskiptavini upplýsingar um stöðu á afhendingu vöru og framkvæmd þjónustu.
• upplýsa viðskiptavini um nýjar vörur Kosmos eða þjónustu.
• upplýsa viðskiptavin um breytingar á þjónustu eða viðskiptaskilmálum.
• bjóða viðskiptavini tilboð, nýja þjónustu eða þjónustubreytingu sem byggist á því hvernig viðskiptavinur notar þjónustu Kosmos, þ.m.t. hringi-/sms-/mms-/net-notkunarmynstur og staðsetningu.
• reikningsfæra viðskipti viðskiptavinar.
• svara fyrirspurnum viðskiptavinar.
• upplýsa um tilboð annarra fyrirtækja, á grundvelli samstarfs Kosmos við önnur fyrirtæki.
• greina hvernig viðskiptavinir Kosmos nota þjónustu og vörur Kosmos og í hve miklu magni, til þess m.a. að stuðla að auknu vöruframboði og hagkvæmni fyrirtækisins.
• framkvæma rannsóknir, tölfræðisamantektir og til þess að fylgjast með notkun tæknikerfa Kosmos - en án þess að upplýsingar séu persónugreinanlegar.
• athuga skuldastöðu viðskiptavinar, svo sem hjá aðilum sem halda utan um slíkar upplýsingar og hafa með höndum innheimtu krafna.
• vernda fjarskipta- og tæknikerfi Kosmos og birgja Kosmos, svo sem til að stuðla að því að ekki komi til hnökra eða truflunar á fjarskiptaumferð, t.d. á álagstímum.
• vinna gegn ólögmætri háttsemi og til að bæta tjón.
• veita opinberum aðilum upplýsingar, þó aðeins í þeim tilvikum þar sem skylda hvílir á Kosmos að verða við slíkri beiðni lögum samkvæmt.
4. Miðlun og varðveisla persónuupplýsinga
4.1. Gögn um viðskiptavini Kosmos eru geymd svo lengi sem þörf er á þeim í þeim tilgangi sem þeim var safnað. Miðað er við að geyma viðskiptasögu viðskiptavina og samskipti þeirra við Kosmos, t.d. þjónustubeiðnir, svo lengi sem viðskiptavinur nýtir sér þjónustu Kosmos. Eftir að viðskiptavinur hættir viðskiptum eru bókhaldstengd gögn geymd í 7 ár, eins og lög kveða á um, en önnur gögn skemur. Hins vegar eru gögn sem varða notkun, þ.e. símtöl/sms/mms/netnotkun/tæknikerfi aðeins geymd svo lengi sem lög og reglur mæla fyrir um, sem eru 6 mánuðir í öllum almennum tilvikum.
4.2. Kosmos getur í ákveðnum tilvikum afhent persónuupplýsingar til þriðja aðila.
4.3. Persónugreinanlegum upplýsingum um viðskiptavini Kosmos kann að vera miðlað til annarra fyrirtækja eða opinberra aðila, svo sem:
• Til samstarfsaðila Kosmos vegna veitingu fjarskiptaþjónustunnar. Komi til þessa undirgangast þessir aðilar trúnaðarskyldur vegna þeirra persónuupplýsinga sem veittar eru.
• Til fyrirtækja sem vinna með Kosmos að framfylgni innheimtu, svo sem varðandi lánstraust eða skuldastöðu. Í þeim tilvikum er þó aðeins um að ræða reikningstengdar upplýsingar, svo sem um ákveðin viðskipti, skuldastöðu og skuldasögu. Komi til þessa undirgangast þessir aðilar trúnaðarskyldur vegna þeirra persónuupplýsinga sem veittar eru.
• Til lögregluembætta og dómstóla.
• Til Neyðarlínunnar (112).
• Til samstarfsaðila Kosmos hafi viðskiptavinur samþykkt það eða þegar Kosmos hefur milligöngu um þjónustu sem þriðji aðili veitir.
• Til aðila sem framkvæma markaðsrannsóknir og sinna kynningarmálum fyrir Kosmos.
4.4. Sé upplýsingum miðlað til þriðju aðila er gerður vinnslusamningur við viðkomandi aðila eftir því sem við á.
4.5. Þá geta upplýsingar um viðskiptavini verið unnar hjá fyrirtækjum sem veita Kosmos þjónustu, t.d. tækniþjónustu. Í slíkum tilvikum er aðgengi að persónuupplýsingum einungis veitt í undantekningartilvikum og háð ströngum aðgangsskilyrðum. Aðgengi er einungis veitt starfsmönnum þjónustuaðila sem undirritað hafa trúnaðaryfirlýsingu og eru bundnir þagnarskyldu.
4.6. Upplýsingum um viðskiptavini eru í sumum tilvikum miðlað út fyrir EES svæði. Í slíkum tilvikum er tryggt að veitt sé samsvarandi vernd og innan EES t.d. með stöðlum samningsskilmálum ESB, með því að fyrirtækið sé hluti af Privacy Shield samkomulagi ESB og Bandaríkjanna eða á lista ESB yfir örugg þriðju lönd.
4.7. Kosmos áskilur sér rétt til þess að færa upplýsingar um viðskiptavini sína yfir í annað félag ef Kosmos verður hluti þess félags, svo sem við sameiningu eða sölu fyrirtækisins.
5. Réttindi einstaklinga
5.1. Þú átt rétt á að fá aðgang að og fá að vita hvaða upplýsingum Kosmos hefur safnað um þig og getur beðið um afrit af þeim gögnum. Hægt er að nálgast upplýsingar með því að senda almenn skilaboð í gegnum vefsvæði, smáforrit eða snjallmenni Kosmos.
5.2. Þú átt rétt á að fara fram á að Kosmos leiðrétti upplýsingar um þig teljir þú að þær séu ekki réttar og einnig að fá upplýsingum um þig eytt. Kosmos vill þó taka það fram að rétturinn til að fá upplýsingum eytt er takmarkaður og þannig getur Kosmos ekki eytt upplýsingum sem skylda ber til að geyma skv. öðrum lögum, s.s. fjarskiptalögum eða bókhaldslögum, eða sem nauðsynleg eru til þess að Kosmos geti veitt þér þjónustu.
Þér er einnig heimilt að andmæla vinnslu persónuupplýsinga og í vissum tilvikum krefjast takmörkunar á vinnslu þinna persónuupplýsinga.
5.3. Þú átt rétt á að fá eintak af persónuupplýsingum þínum, á tölvulesanlegu formi til afhendingar til þriðja aðila. Þessi réttur nær þó ekki endilega til allra gagna um þig.
5.4. Ef þú ert ósáttur við vinnslu persónuupplýsinga hjá Kosmos getur þú sent erindi til Persónuverndar.
6. Trúnaður og vernd upplýsinga
6.1. Starfsmenn Kosmos eru bundnir trúnaði og undirrita reglulega trúnaðaryfirlýsingu vegna starfa sinna hjá Kosmos. Trúnaður starfsmanna Kosmos gildir enn þó að starfsmaður hafi látið af stöfum.
6.2. Ef upp kemur atvik sem felur í sér brot á trúnaði varðar það brottrekstri og mögulega afskiptum lögreglu.
6.3. Kosmos er ábyrgt fyrir meðferð þinna persónuupplýsinga og einsetur sér að framfylgja reglum um vernd og öryggi upplýsinganna.
6.4. Kosmos tryggir að gögn um viðskiptavini Kosmos séu örugglega varin og komist ekki í hendur annarra en þeirra sem nauðsynlega þurfa að vinna með þau.
6.5. Hafir þú spurningar um meðferð persónuupplýsinga hjá Kosmos getur þú haft samband með því að senda almenn skilaboð í gegnum vef, smáforrit eða snjallmenni Kosmos.